Heute möchte ich dir ein paar Tipps an die Hand geben, wie du dein Zeitmanagement mit wenig Aufwand total optimieren kannst. Wir kennen das sicher alle, dass wir uns in Ablenkungen im Büro schnell verlieren können. Unabhängig davon, ob du im Einzel- oder Grossraumbüro arbeitest, ganz schnell verlieren wir die Konzentration. Denn da blinkt eine SMS auf, da läutet das Telefon und nebenbei öffnen sich der Skype Messenger und die Emailbenachrichtigungen auf deinem Desktop. Wenn du dich von den aufblinkenden Meldungen immer wieder rausreissen lässt, dann ist ein konzentriertes Arbeiten nur sehr schwer möglich und meistens auch nicht effizient. Deshalb zeige ich dir hier ein paar Möglichkeiten auf, wie du dein Zeitmanagement verändern kannst, um konzentrierter und zielgerichteter arbeiten zu können. 

1. Strukturiere deinen Arbeitstag:
Reflektiere zu Beginn kurz einen klassischen Arbeitstag von dir und finde heraus, wann tagsüber für dich persönliche die beste Zeit für konzentrierte Arbeiten ist. Diese Zeit sollte dir wirklich heilig werden, denn da bringst du vermutlich den grössten Mehrwert für deine Firma. Bei mir beispielsweise ist das der Morgen. Ich starte lieber sehr früh in den Arbeitstag und gehe dann gerne bei Zeiten nach Hause. Dafür habe ich wieder eine gute Produktivzeit ab 21:00h, da ich eigentlich ein totaler Nachtmensch bin. Vielleicht ist das bei dir jedoch ganz anders und genau das, solltest du nun herausfinden. Wann bist du tagsüber tatsächlich in Höchstform?

2. Lies nicht sofort jede Email:
Man ist gerade so schön in die Arbeit gestartet, total konzentriert und plötzlich taucht auf dem Bildschirm die Meldung zu einer neuen Email auf. Sie ist vielleicht von deinem Chef oder eine wichtige Information die man erwartet hat. Meistens ist man einfach nur neugierig und schaut deshalb sofort nach. Ich rate dir hier, diesem Impuls nicht nachzugeben oder die Meldungen direkt komplett abzuschalten. Sobald du deine Tätigkeit beendet hast, an der du gerade konzentriert arbeitest, kannst du dir eine Email-Pause gönnen und diese sichten. Ich persönliche habe mir angewöhnt die Emails Morgens alle zu lesen und nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Das Gleiche mache ich Abends, damit ich Morgens nur die Neuzugänge wieder sortieren muss. Da zwischen nehme ich mir immer wieder Zeit die neuen Emails kurz zu lesen und wieder zu sortieren. Damit weiss ich genau, welche ich tatsächlich noch heute bearbeiten muss, oder allenfalls erst morgen oder viel später. Du wirst vielleicht erstaunt sein, wieviele Emails sich bereits erledigt haben, wenn du nur mal ein paar Stunden wartest und nicht direkt darauf antwortest!

3. Telefonanrufe koordinieren:
Wenn irgendwie möglich (und von deinem Job her machbar) stelle dein Telefon auf die Mailbox um in Zeiten, in denen du konzentriert arbeitest. Danach nimmst du dir eine halbe Stunde Zeit und rufst alle zurück, die dich gesucht haben. Solltest du mit Skype for Business arbeiten, dann stelle auf den Status “Nicht stören”. Vielleicht prüfst du vorher deine Emails, falls zwischenzeitlich jemand sich per Mail gemeldet hat. Jetzt hast du ausreichend Zeit für Smalltalk und Telefonate.

4. Meetings und Besprechungen kürzen:
Das ist ein sehr wichtiger Punkt und da lässt sich ganz viel qualitative Zeit herausholen. Viel zu viele Termine dauern zu lange, sind umkoordiniert, unstrukturiert, ohne Zielvorgabe und mit zu vielen (unnötigen) Teilnehmern. Nun kann man das meistens ja so nicht dem Organisator mitteilen, aber ich empfehle bei jeder Termineinladung direkt nachzufragen, was das Ziel der Besprechung sein soll und welche Themen oder Fragestellungen geklärt werden sollen. Schlage einen kürzeren Zeitrahmen oder kleineren Teilnehmerkreis vor, wenn du abschätzen kannst, dass ihr so effizienter seid. Wenn immer die gleichen Personen Besprechungen einberufen macht es vielleicht auch Sinn, wenn man eine fixe Weekly-Besprechung einplant oder monatliche Abstimmungen. Dafür sind diese dann vorbereitet und strukturiert. Scheue dich nicht davor, das Ruder in die Hand zu nehmen, es geht hier um deine wertvolle Arbeitszeit! Nach meiner Erfahrung sind ganz viele Personen sogar sehr froh, wenn man versucht die Meeting-Flut ein wenig einzudämmen und zu strukturieren, denn ihr sitzt ja oftmals im gleichen Boot und auch ihnen fehlt die Zeit zum Arbeiten. Das Wichtigste hier ist jedoch, dass du dein “heiliges” Konzentrationszeitfenster schützt. Versuche Termin zu verschieben, damit du nicht in Meetings sitzt, wenn du so richtig auf Hochtouren läufst.

5. Homeoffice nutzen:
Wenn du die Möglichkeit hast im Homeoffice zu arbeiten, dann bitte nutze sie und nutze sie wöchentlich regelmässig. Du hast eine Zeitersparnis durch den Arbeitsweg der wegfällt und du bist in deiner vertrauten Umgebung. Richte dir einen guten und bequemen Arbeitsplatz Zuhause ein und sortiere dich auch hier. Nutze dein Konzentrationszeitfenster und bleibe konsequent an deiner Arbeit dran. Lass dich auch hier nicht von Katze, Kindern oder Partner ablenken, sondern räume dir entsprechende Pausen dafür ein. Homeoffice mit Kids empfehle ich übrigens nicht (aus eigener Erfahrung), ausser du hast eine Nanny und eine abschliessbare Bürotür, dann kannst du es dir überlegen. Ansonsten empfinde ich persönlich es als unglaublich angenehm, Zuhause in Ruhe zu arbeiten. Mit ganz wenig Ablenkungen, viel Ruhe für konzentrierte Arbeiten und der Freiheit, meine eigene Kaffeemaschine zu haben.

Du hast Fragen zu deinem persönlichen Zeitmanagement? Lass es mich wissen! Ich helfe dir gerne. Vielleicht ist hier auch die Power-Beratung etwas für dich, in der wir intensiv über 4 Wochen zusammen an einem Thema arbeiten: Zeit für ein neues persönliches Zeitmanagement? Los gehts – und viel Spass bei der Umsetzung!

Bildquelle: Pexels.com / Rawpixel

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